El Portal del Empleado: la intranet de Recursos Humanos.

Las intranets, totalmente integradas en la gestión de las compañías, cuentan con El Portal del Empleado como principal acceso al área de Recursos Humanos y como un gran aliado en la comunicación interna.

A través de dicho Portal del Empleado, la empresa ahorra costes en tiempo de gestiones (sumado al ahorro en impresiones, papel y tinta) y a su vez apoya la comunicación entre la compañía y los empleados, que disponen de una herramienta eficaz para llevar a cabo la gestión de la documentación y los flujos de trabajo.

En tan solo un par de clicks tienen a su disposición un gran número de gestiones, que de otra manera significan la utilización de un tiempo que podría estar destinado a tareas más productivas. Todo gestionado por niveles de permisos y controles de acceso.

Veámoslo punto por punto:

• Los empleados pueden hacer gestiones y solicitudes laborales en el momento que deseen, desde el lugar que elijan y con rapidez. El acceso se puede realizar desde cualquier dispositivo: móvil, tablet u ordenador.
• Si lo desean, pueden descargarse las nóminas desde el Portal del Empleado, así como consultar el histórico de sus retribuciones o el salario bruto anual, alcanzando mayor eficiencia en la gestión documental del departamento de Recursos Humanos y del propio empleado.
• Podremos además, realizar la descarga del certificado de retenciones anuales para hacer la declaración de la Renta o visualizar y cumplimentar los datos del modelo 145, para calcular el tipo del IRPF adecuado a su situación familiar.
• La gestión de las vacaciones y ausencias se realiza a través del Portal. Los empleados pueden hacer sus solicitudes y comunicar sus ausencias de forma que el departamento de Recursos Humanos recibe un flujo de solicitudes que puede aprobar online de manera rápida y eficaz.
• La gestión e información sobre los beneficios sociales que pueden disfrutar los empleados, personalizado individualmente.
• Desde él tendrá acceso al área e-learning donde la empresa puede ofrece al empleado un amplio catálogo de Formación.
• Por otra parte, el Portal del Empleado es personalizable con la identidad corporativa de la empresa, lo que identifica de manera automática al empleado con el sitio corporativo.
• Contribuye a la mejora de la Comunicación Interna gracias a la inmediatez y comodidad que ofrece el sistema de mensajería, a través del cual se pueden publicar mensajes corporativos o mantener conversaciones privadas.
• Pueden consultar el organigrama de la empresa, que gracias a la gestión integral se mantiene actualizado y al día.

Por todas estas razones, el Portal del Empleado se ha convertido en el espacio virtual de encuentro entre empleados y empresa, donde la gestión y la comunicación fluyen y apoyan el trabajo diario, y suponen un ahorro en tiempo y otros recursos.

La comunicación entre empresa y empleado se está convirtiendo en los últimos años en uno de los ejes de gestión empresarial en las áreas de Recursos Humanos, Marketing y Comunicación, debido a la creciente tendencia de teletrabajo y plantillas móviles. Esto se traduce en empleados que se desplazan físicamente de unos centros de trabajo a otros, con asiduidad o que trabajan desde sus hogares, por lo que un medio que les permita su conexión con la compañía se convierte en algo necesario.

Disponer del Portal del Empleado permite que el empleado siga conectado e identificado con la empresa en cualquier lugar en el que se encuentre, pudiendo comunicarse con los departamentos de Recursos Humanos en cualquier momento y utilizando su tiempo de una manera más productiva. Nada más fácil que acceder al mismo desde los diferentes dispositivos que la empresa pone a disposición del empleado, o desde los dispositivos personales del mismo, a través de las conexiones online.

El departamento de Recursos Humanos recibe un apoyo extra en la organización de su sistema documental, gracias al eficaz flujo de solicitudes que recibe a través del Portal de manera inmediata. Y además puede mantener conversaciones en tiempo real o en diferido, con los empleados para la resolución de dudas y requerimientos.

El futuro de los sistemas de Recursos Humanos pasa por la integración del Portal del Empleado como herramienta, no solo de gestión, sino de comunicación y organización.