¿Cuándo internalizar la gestión de nóminas en una empresa?

La gestión de nóminas es mucho más que un mero trámite de gestión del salario de los empleados. Se trata de un proceso estratégico que influye en la eficiencia operativa y en el control financiero de la empresa.

Internalizar la gestión de nóminas

El outsourcing ha sido siempre la opción más habitual, sin embargo, cada vez son más las compañías que optan por internalizar esta función, especialmente cuando la plantilla supera los 50 trabajadores. En este artículo, exploraremos las motivaciones, beneficios y consideraciones claves para tomar esta decisión.

La Complejidad de la Gestión de Nóminas en el Entorno Actual

Las nóminas abarcan distintos desafíos que van desde el cálculo correcto de salarios hasta el cumplimiento de una normativa en constante evolución. La digitalización y la transformación post COVID-19 han intensificado la necesidad de una actualización permanente en cuanto a legislaciones y condiciones laborales.

Escenario complejo

Los equipos de recursos humanos se enfrentan a escenarios complejos, donde en una misma plantilla conviven trabajadores asalariados, temporales o incluso a tiempo parcial. Cada uno en un contexto retributivo muy diferente.

El reto es garantizar que la gestión de estas variables no interrumpa la operatividad de la empresa, lo que puede resultar en pérdidas económicas y, en algunos casos, multas por error en la administración de datos financieros. Por ello, contar con expertos –sean internos o externos– es imprescindible para minimizar riesgos.

Ventajas de la Internalización: Más allá del ahorro en costes

Cuando se analiza la opción entre externalizar o internalizar la gestión de nóminas, el debate se centra en el impacto que cada modalidad tiene en términos de coste, control y eficiencia.

Algunas ventajas específicas de optar por el insourcing son:

• Reducción de Gastos Externos:

Montar un departamento interno de nóminas, apoyado en soluciones tecnológicas basadas en la nube, permite evitar los costos recurrentes asociados a servicios de outsourcing. Por ejemplo, si el coste promedio por nómina oscila entre 8 y 21 euros, la suma de estos gastos puede ser considerable para plantillas mayores a 50 empleados.

• Control Total y Transparencia:

Al gestionar internamente la nómina, la empresa dispone de un mayor control sobre los datos financieros y de recursos humanos. Esto no solo mejora la precisión en el cálculo de pagos, sino que también refuerza la seguridad y confidencialidad de la información sensible.

• Mejora en la Comunicación y Resolución de Incidencias:

Un equipo interno, al estar integrado en la estructura de la compañía, facilita la comunicación directa y rápida entre departamentos. Esto es crucial para resolver incidencias o actualizar procedimientos a la luz de cambios legislativos o condiciones imprevistas, como por ejemplo las derivadas de situaciones de emergencia sanitaria.

• Potencial para la Innovación y Desarrollo Profesional:

La internalización puede impulsar el desarrollo de habilidades internas mediante programas de formación y reskilling. De esta forma, se potencia la capacidad del equipo contable y de recursos humanos, creando un ambiente de mejora continua y adaptación a nuevas tecnologías.

Consideraciones Antes de Tomar la Decisión

A pesar de los beneficios, el proceso de internalización no está exento de desafíos. Las empresas deben considerar lo siguiente:

• Inversión Inicial y Desarrollo Tecnológico:

La transición hacia un sistema interno implica inversiones en software especializado y en la formación del personal. Evaluar el retorno de inversión a medio y largo plazo es fundamental.

• Adaptación a Cambios Regulatorios:

En un contexto legislativo dinámico, donde la normativa laboral podría verse afectada con cambios, es vital contar con sistemas y personal capacitado que puedan implementar y seguir dichas modificaciones sin contratiempos.

• Recursos Humanos Especializados:

La gestión interna requiere contar con profesionales expertos en nóminas y administración. El reclutamiento o la formación de este perfil debe ser una prioridad para evitar errores que podrían traducirse en sanciones o en costos adicionales.

• Impacto en la Cultura Organizacional:

La internalización no solo afecta a la función de nóminas, sino que también transforma la forma en la que los diferentes departamentos interactúan. Es importante gestionar la transición de modo que se mantenga la cohesión y el compromiso del equipo.

Conclusión

La tendencia actual en la gestión de nóminas se inclina hacia el modelo de insourcing, especialmente cuando el tamaño de la plantilla y la complejidad de los procesos lo hacen inviable desde el punto de vista económico y operativo externalizar esta tarea.

Al internalizar, las empresas no solo reducen costes, sino que también ganan en transparencia, control y adaptabilidad ante posibles cambios regulatorios. No obstante, es crucial llevar a cabo una planificación minuciosa y contar con el apoyo de tecnología de vanguardia y personal cualificado.

Adoptar esta estrategia puede representar un cambio significativo en la gestión interna de recursos humanos, transformándola en un eje clave para el éxito y la resiliencia de la organización en un mercado cada vez más competitivo.